Informacja na temat przetwarzania danych osobowych
W związku z wejściem 25 maja 2018 roku w życie nowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych – RODO tj. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawach swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) pragniemy poinformować, że Polskie Towarzystwo Walki z Mukowiscydozą, realizując swoje zadania, przetwarza dane osobowe w różnych celach, zgodnych z celami statutowymi. Dane te są należycie zabezpieczone i chronione.
Szanując prywatność naszych podopiecznych oraz osób współpracujących z nami, a także biorąc pod uwagę zmiany w obowiązujących przepisach, prosimy o zapoznanie się z poniższą informacją, tak aby zainteresowane osoby wiedziały w jakim celu przetwarzamy dane osobowe i jaka jest podstawa prawna przetwarzania tych danych.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Polskie Towarzystwem Walki z Mukowiscydozą, ul. Prof. Jana Rudnika 3b, 34-700 Rabka-Zdrój, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000064892, Regon: 001280740, NIP: 7350027693; w dalszej części zwane „PTWM” lub „Administratorem”.
Z Polskim Towarzystwem Walki z Mukowiscydozą w zakresie danych osobowych można skontaktować się pisząc na adres e-mail: iod@ptwm.org.pl lub pocztą na adres siedziby PTWM.
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
Polskie Towarzystwo Walki z Mukowiscydozą jest najstarszą i największą w Polsce organizacją, która działa na rzecz chorych na mukowiscydozę. Naszą misją jest wsparcie chorych na mukowiscydozę i ich rodzin w walce o godne i jak najdłuższe życie i oferowanie im różnych form pomocy. Realizując swoje funkcje, przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania: | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych: | Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli występuje: |
|---|---|---|
| Świadczenie pomocy beneficjentom i ich rodzinom poprzez wsparcie socjalne, psychologiczne, prawne i dietetyczne, prowadzenie wypożyczalni sprzętu rehabilitacyjnego oraz platformy pomocowej dla podopiecznych, prowadzenie subkonta 1% i subkonta darowizn, pomoc chorym w zbiórce środków na leczenie, organizację projektów domowej rehabilitacji, działalność informacyjną, edukacyjną i wydawniczą, w tym organizację warsztatów, szkoleń, wydarzeń charytatywnych, konkursów, wysyłkę czasopisma, kontakt telefoniczny, mailowy i wysyłkę korespondencji dotyczącej funkcjonowania PTWM, w tym realizowanych projektów i wydarzeń, podejmowanie wszelkich działań mających na celu poprawę jakości życia chorych na mukowiscydozę zgodnych z realizacją zadań statutowych PTWM określonych w par 7 Statutu. | art. 6 ust. 1 lit. a) lit. b) lit. c) lit. f) RODOart. 9 ust 2 lit a) lit c) lit. d) RODO Dane będą przetwarzane do momentu odwołania zgody. Dane przetwarzane w celu dokonywania rozliczeń będą przechowywane przez okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa. | Potrzeba kontaktu z beneficjentami w związku z działaniami podejmowanymi na ich rzecz; poprawa jakości życia chorych na mukowiscydozę, działanie na rzecz osób niepełnosprawnych chorych na mukowiscydozę, |
| Założenie i obsługa subkonta 1% i/lub subkonta darowizn dla beneficjentów PTWM | art. 6 ust. 1 lit b), lit c), lit f) RODOart. 9. ust. 2 lit a), lit c) RODODane będą przetwarzane będą okres prowadzenia subkont w PTWM oraz przez wymagany w świetle obowiązującego prawa okres po jego wygaśnięciu, w celu archiwizowania danych lub dochodzenia roszczeń- przez okres 5 lat liczonych od zamknięcia subkonta, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody-do momentu jej odwołania. | Potrzeba kontaktu z beneficjentami w związku z działaniami podejmowanymi na ich rzecz; poprawa jakości życia chorych na mukowiscydozę, działanie na rzecz osób niepełnosprawnych chorych na mukowiscydozę, |
| Obsługa platformy sprzedażowej PTWM | art. 6 ust. 1 lit. a) lit. b) lit c) lit f) RODODane przetwarzane będą przez czas trwania umowy oraz przez okres po jej wygaśnięciu, w celu archiwizowania danych przez okres 5 lat liczonych od rozwiązania/wygaśnięcia umowy lub okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami.W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody dane będą przetwarzane do momentu odwołania zgody. | Przetwarzanie danych użytkowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń. |
| Realizacja projektów rehabilitacyjnych zlecanych fundacjom i organizacjom pozarządowym przez PFRON i inne organizacje, w tym: realizacja „Zasad wspierania realizacji zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, zlecanych fundacjom oraz organizacjom pozarządowym przez PFRON, rekrutacja, udziału w projekcie, monitorowanie i kontrola prawidłowości realizacji projektu, cele sprawozdawcze i ewaluacyjne realizowane przez PFRON, promocja działań Administratora poprzez informowanie w mediach i publikacjach własnych o działalności Administratora | art. 6 ust. 1 lit a) lit b) lit c ) RODOart. 9. ust. 2 lit a) lit c) lit d) RODODane przetwarzane będą przez czas trwania projektu oraz przez wymagany w świetle obowiązującego prawa okres po jej wygaśnięciu, w celu archiwizowania danych lub kontroli prawidłowości projektu – przez okres 5 lat liczonych od zakończenia projektu.W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody dane będą przetwarzane do momentu odwołania zgody. | – |
| Realizacja umowy z wolontariuszami, promocja wolontariatu i promocja działań Administratora poprzez informowanie w mediach i publikacjach własnych o działalności Administratora | art. 6 ust. 1 lit. a) lit b) lit c) RODO w związku ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;Dane osobowe przetwarzane będą przez okres przez okres 5 lat liczonych od rozwiązania/wygaśnięcia Porozumienia.W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody dane będą przetwarzane do momentu odwołania zgody. | – |
| Organizacja Walnego Zebrania Członków | art. 6. ust. 1. lit c) RODO art. 6 ust. 1 lit. f) RODODane będą przechowywane przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentacji o charakterze zbiorczym (plany, sprawozdania), bądź ze względu na treść posiadającą długotrwałe znaczenie (np. dokumentacja założycielska, organizacyjna, posiedzeń gremiów kolegialnych, własne akty prawne (co do zasady przez 25 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne). | Umożliwienie uczestnictwa w WZC, udokumentowanie prawidłowości przebiegu WZC oraz podjętych uchwał |
| Organizacja szkoleń, organizacja webinariów | art. 6 ust. 1 lit. a) b) RODO art 9 ust. 2 lit a RODO W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody dane będą przetwarzane do momentu odwołania zgody. | – |
| Organizacja wydarzeń charytatywnych | art. 6 ust. 1 lit. a) RODOW przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody dane będą przetwarzane do momentu odwołania zgody. | – |
| Zawarcie i realizacji umowy z darczyńcą, klientem lub kontrahentem | art. 6 ust. 1 lit. b) lit c) RODO (dot. klientów);art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (dot. osób współpracujących z nami w imieniu klienta/kontrahenta). | Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji |
| Kontakt z darczyńcami i podatnikami | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. | Potrzeba kontaktu w związku z wysłaniem podziękowań i informacji o działalności PTWM |
| Wysyłka czasopisma | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. | Realizacja dystrybucji do odbiorców czasopisma, informacja o działalności PTWM |
| Prowadzenie rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej. | art. 6 ust. 1 lit. c) RODO Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego). | – |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. | Przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń. |
| Prowadzenie rekrutacji | art. 6 ust. 1 lit. a) lit f) RODO Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. | – |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | art. 6 ust. 1 lit. a) lit b) lit c) lit f) RODO; art. 9 ust. 2 lit. b) RODO Dane osobowe przechowywane będą przez czas trwania umowy oraz przez wymagany w świetle obowiązującego prawa okres po jej wygaśnięciu, w celu archiwizowania danych lub dochodzenia roszczeń – przez okres 50 lat liczonych od rozwiązania/wygaśnięcia umowy o pracę, dla pracowników zatrudnionych po 01.01.2019 r. 10 lat od dnia ustania zatrudnienia, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody-do momentu jej odwołania. | – |
| Przetwarzanie danych w poczcie elektronicznej | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO Dane będą przetwarzane do czasu przedawnienia roszczeń | Umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem, podejmowanie kontaktu z adresatami, dokumentowanie ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami, przyjmowanie pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej |
| Przetwarzanie danych w ramach profilu PTWM na portalu społecznościowym Facebook | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. | Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych. |
| Przetwarzanie plików cookies | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO Dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies. | Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych. |
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną przez PTWM działalnością dane osobowe, które przetwarzamy, mogą być udostępniane:
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: pracownikom, fizjoterapeutom, specjalistom obsługującym infolinię, wolontariuszom, podmiotom zajmującym się konfekcjonowaniem i dystrybucją czasopisma, dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych, wspomagających naszą działalność, podmiotowi zajmującemu się hostingiem stron www, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie upoważnienia bądź umowy z PTWM;
- PFRON w zakresie realizacji projektów zlecanych projektów, w celu monitorowania i kontroli prawidłowości realizacji projektu przez Zleceniobiorcę oraz do celów sprawozdawczych i ewaluacyjnych realizowanych przez PFRON;
- podmiotom audytującym naszą działalność;
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
- bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń;
- kancelarii prawnej , która może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych, jeżeli będzie to konieczne do świadczenia na naszą rzecz usług prawnych;
- dostawcy systemu sklepowego ponieważ w ramach tego systemu dochodzi do przetwarzania Twoich danych, gdy składasz zamówienie na platformie pomocowej PTWM;
- dostawcy systemu do fakturowania ponieważ w ramach tego systemu dochodzi do przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby wystawienia faktury;
- podmiotowi realizującemu zamówienia z platformy sprzedażowej – jeżeli zamawiasz produkt fizyczny, obsługą logistyczną zamówienia zajmuje się podmiot zewnętrzny, który przetwarza Twoje dane osobowe.
- dostawcom usług płatniczych w celach związanych ze świadczeniem usług płatniczych udostępnianych na stronach www PTWM.
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez PTWM, przysługuje prawo do:
- prawo dostępu do treści danych, na podstawie art. 15 RODO;
- prawo do sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO;
- prawo do usunięcia danych, na podstawie art. 17 RODO;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO;
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na podstawie art. 21 RODO;
- prawo do przenoszenia danych, na podstawie art. 20 RODO;
- w zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody posiadasz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.
W przypadku, gdy Twoim zdaniem przetwarzanie przez Administratora Twoich danych narusza przepisy prawa, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji dotyczących skarg.
Czy musisz podawać PTWM swoje dane osobowe?
Jeżeli jesteś/chcesz zostać beneficjentem/członkiem PTWM, lub jesteś opiekunem prawnym to podanie danych osobowych jest niezbędne do korzystania z form pomocy wynikających ze statutu i oferowanych przez PTWM. Brak podania tych danych będzie skutkować brakiem możliwości zapisania Cię do bazy PTWM i świadczenia pomocy na Twoją rzecz lub na rzecz Twoich bliskich.
Podanie danych jest też niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez PTWM z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcesz zostać naszym kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem /współpracownikiem, musisz podać swoje dane osobowe.
Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z PTWM, Twoje dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).
W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Twoje dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu (przetwarzanie bez udziału człowieka).